Sprawdź drogę od rozładunku do sali
W hotelu lub budynku konferencyjnym ustal miejsce postoju, wejście techniczne, wymiary windy i drogę transportu. Osobno potwierdź godziny, w których sala jest wolna od innych wydarzeń. Krótkie okno montażowe powinno być znane przed wyborem konstrukcji i terminu próby.
Zaplanuj źródła dla całej konferencji
Rozpisz prezentacje prelegentów, połączenia zdalne, filmy i grafiki przerw. Jeżeli program obejmuje kilka sal, wskaż osobne źródła i osoby odpowiedzialne za każdą z nich. Dla wydarzenia poza Warszawą, na przykład w Radomiu lub Płocku, podaj rzeczywisty adres i dostęp techniczny zamiast zakładać takie same warunki jak w obiekcie konferencyjnym w stolicy.
Brief do wyceny
Adres sali, piętro, wejście techniczne i wymiary drogi transportu.
Rzut widowni i proponowane położenie ekranu.
Lista prelegentów, źródeł wideo i wersji prezentacji.
Godziny dostępu, próby, programu i zwolnienia sali.
Pytania organizatora
Czy można potwierdzić dostawę na ostatnią chwilę?
Wyślij kompletny brief z terminem gotowości sali. Możliwość realizacji wymaga sprawdzenia konfiguracji, transportu i zespołu; nie ma automatycznej gwarancji dostawy w określonej liczbie godzin.
Jak dobrać wymiary ekranu konferencyjnego?
Uwzględnij miejsca widzów, najmniejszy tekst na slajdach, scenę i dostęp montażowy. Wymiar powinien wynikać z tych danych, a zakres operatora należy ustalić osobno.
Zakres sprzętu opisuje usługa wynajmu ekranów LED. Prześlij datę i brief, aby potwierdzić możliwość realizacji oraz przygotować zakres oferty.